Perencanaan serta langkah-langkahnya
Perencanaan dalam sebuah perusahaan dan oprganisasi merupakan
hal penting yang harus dilakukan agar program-program tersebut dapat menunjang
terlaksananya tujuan dari perusahaan atau organisasi yang tentunya ditentukan
bagaimana cara seorang manager menyusun sebuah perencanaan tersebut. Seperti
halyang yang dikatakan oleh Stephen Robins dan Mary Coulter perencanaan adalah
sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan
strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh untuk
mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga
tercapainya tujuan organisasi.
Menurut Robbins dab Coulter perencanaan tersebut ada dua macam
bentuknya yaitu :
1. Rencana formal
adalah rencana tertulis yang telah ditetapkan dan harus dilaksanakan suatu
perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu dan merupakan rencana
bersama anggota korporasi. Maksunya setiap anggota harus mengetahui dan
menjalankan rencana itu agar tujuan dapat diwujudkan. Rencana formal ini
dibentuk untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa
yang harus dilakukan untuk tujuan bersama sebuah organisasi atau perusahaan.
2. Rencana informal
adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota
suatu organisasi. Rencana informal ini biasanya mencakup pada kemampuan anggota
dalam hubungannya dengan seorang manager. Maksudnya tidak tertulis disini
adalah rencana yang tidak ada dalam ADRT sebuah perusahaan atau organisasi,
rencana ini bersifat tidak tetap hanya berada pada kondisi tertentu saja.
Pada sebuah rencana formal atau rencana bersama tentunya
memiliki tujuan tertentu agar mengikat anggota untuk tetap berada pada komitmen
menjalankan sebuah tugas bersama. Oleh karena itu perencanaan tersebut memiliki
tujuan seperti yang dikemukakan lagi oleh Robbins dan Coulter yaitu :
1. Pengarahan Pada
Manager dan Anggota atau Karyawannya
Melalui sebuah perencanaan, anggota sebuah organisasi atau
karyawan sebuah perusahaan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan
siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai
tujuan organisasi. Perencanaan menghasilkan usaha yang terkoordinasi, dimana
dengan sebuah perencanaan seorang manager dengan sendirinya akan bekerja sesuai
dengan perencanaan yang telah ditetapkan termasuk dalam mengarahkan anggotanya
dalam target yang ditentukan. Sehingga anggota dan karyawan bekerja sesuai arah
koordinasi seorang manager yang tidak terlepas dari perencanaan awal. Karyawan
dan anggota pun akan melakukan apaupun untuk mencapai sasaran program.
1. Pengurangan
Ketidakpastian
Perencanaan yang dibuat dapat mengurangi ketidakpastian dengan
mendorong seorang manajer untuk melihat arah kedepan. Artinya seorang manager
dapat mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan, dan menyusun
tanggapan yang tepat terhadap perubahan tersebut. Perencanaan juga dapat
menjelaskan akibat dari berbagai tindakan yang mungkin dilakukan oleh manajer
dalam rangka menanggapi perubahan. Meskipun perencanaan tidak dapat
menghapuskan perubahan, merencanakan supaya dapat mengantisipasi
perubahan dan membuat tanggapan yang paling efektif dan tepat.
1.
Peminimalisiran Pemborosan.
Perencanaan yang terarah dan sesuai dengan prosedur yang telah
ditentukan maka anggota atau karyawan akan bekerja lebih efesien dan mengurangi
pemborosan. Perencanaan juga dapat mengurangi kegiatan-kegiatan yang tumpang
tindih dan sia-sia. Jika berbagi kegiatan kerja dikoordinasikan perencana yang
mapan, pemborosan waktu dan sumber daya serta berbagai kegiatan rangkap dapat
diminimalkan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat
mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan
ketidakefesiensian dalam perusahaan.
1.
Penetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi
selanjutnya
Perencanaan juga bertujuan agar dalam menentukan standar pada
tahap selanjutnya berjalan dengan baik, karena melaui perencanaan yang matang
secara tidak langsung akan ditemukan proses pengontrolan dan pengevaluasian
yang matang pula. Perencanaan digunakan sebagai sasaran atau standar untuk
mengendalikan. Apabila kita tidak pasti mengenai apa yang ingin kita capai,
kita tidak akan mengetahui apakah kita sudah benar-benar mencapainya atau belum.
Dalam perencanaan, kita menyusun sasaran dan rencana itu. Kemudian melalui
fungsi pengendalian, kita memperbandingkan kinerja aktual terhadap sasaran
tersebut, mengindentifikasi setiap penyimpangan yang besar, dan mengambil
tindakan koreksi yang perlu. Tanpa perencanaan tidak akan ada cara untuk
mengendalikan.
1.
A. PERENCANAAN YANG BAIK DAN
EFEKTIF
Perencanaan yang baik dan efektif akan berjalan baik dan baik
atau tidaknya menurut George R Terry dapat diketahui melalui
pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai perencanaan, yaitu 5W+1H :
1.
What (apa),
Membicarakan masalah tentang apa yang menjadi tujuan sebuah
perencanaan dan hal-hal yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan perencanaan
tersebut.
1.
Why (mengapa),
Membicarakan masalah mengapa tujuan tersebut harus dicapai
dengan mengapa beragam kegiatan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut
1. Where (dimana),
Membicarakan masalah dimana program dalam perencanaan tersebut
dilaksanakan
1. When (kapan),
Membicarakan masalah kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan
dan diakhiri.
1. Who (siapa),
Membicarakan masalah siapa yang akan melaksanakan program
tersebut.
1. HOW (bagaimana).
Membicarakan masalah bagaimana cara melaksanakan program yang
direncanakan tersebut.
Dengan melakukan kategori di atas, maka seorang manager akan
mudah dalam melaksanakan program atau kegiatan yang direncanakannya. Hal ini
dikarenakan, metode yang dilakukannya terpola secara baik dan berkesinambungan
yang melibatkan berbagai macam objek penunjang pelaksanaan program atau
kegiatan.
Perencanaan yang Efektif mencakup dua hal penting:
1. 1. Penentuan
Tujuan
Tujuan merupakan hasil utama yang diinginkan sebuah perusahaan
atau organisasi, baik itu dalam bentuk apapun seperti tujuan perusahaan atau
organisasi (visi dan misi), tujuan program, atau tujuan berjangka. Tujuan
dijadikan arah bagi semua keputusan manajemen dan membentuk kriteria yang
digunakan untuk mengukur hasil pencapaian kerja. Jika tidak mengetahui apa
target atau hasil yang inginkan, maka tidak akan bisa menetapkan rencana untuk
mencapainya.
Untuk menetukan sebuah tujuan maka tujuan tgersebut harus
diklasifikasikan agar tidak terjadi percampuran tujuan yang tidak sesuai dengan
program yang tel;ah direncanakan. Tujuan tersebut dapat dibagi menjadi dua
kelompok, yaitu tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan tujuan riil. Stated
goals merupakan tujuan yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas.
tujuan seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman
humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated
goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk
memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan tujuan riil adalah sasaran
yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan yang hanya dapat diketahui dari
tindakan-tindakan organisasi beserta anggota atau karyawan sebuah perusahaan
atau organisasi.
1. 2. Penentuan Rencana
Untuk menentukan sebuah rencana yang baik dan efektif, maka
diperlukan sebuah penentuan rencana yang merupakan hal pokok sebuah perusahaan
atau organisasi. Hal ini dikarenakan rencana adalah dokumen yang merangkum cara
mencapai sasaran dan biasanya menggambarkan alokasi sumber daya, penyusunan
jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai sasaran itu. Ketika
para manajer merencana, mereka membuat sasaran dan sekaligus rencana. Efisiensi
rencana diukur berdasarkan jumlah kontribusinya kepada maksud dan sasaran
setelah biaya ditutupi dan berdasarkan konsekuensi lainnya yang tidak dicari,
yang diperlukan untuk memformulasi dan mengoperasikannya.
Adapun jenis-jenis rencana menurut menurut Stoner dan Wenkel
adalah rencana strategis (strategic plan) dan rencana operasional (operational
plan). Rencana strategis merupakan rencana yang ditentukan untuk mencapai
tujuan organisasi yang lebih luas yang memuat visi dan misi organisasi atau
perusahaan. Sedangkan rencana operasional adalah rencana yang berfungsi sebagai
pelaksanaan dari rencana strategis. rencana operasional juga merupakan rencana
sekali pakai (single use plan); dikembangkan untuk mencapai tujuan khusus dan
dibubarkan bila rencana ini telah selesai dilaksanakan, dan juga termasuk
rencana tetap (standing plan); untuk menangani keadaan yang selalu
berulang-ulang dan dapat diperkirakan seperti legitimasi, undang-undang sebagai
sebuah peraturan dan prosedur-prosedur lainnya.
Perencanaan yang efektif dan baik memiliki langkah-langkah
sebagai berikut
1. Menyadari adanya
perluang. Artinya, kesadaran akan suatu kesempatan merupakan titik awal yang
sebenarnya dari perencanaan. Hal itu meliputi suatu pandangan pendahuluan
terhadap kemungkinan adanya peluang-peluang di hari depan dan kemampuan untuk
melihatnya dengan jelas dan lengkap, suatu pengetahuan tentang dimana kita
berdiri pada sudut kekuatan dan kelemahan kita, suatu pengertian tentang
mengapa kita ingin memecahkan ketidakpastian, dan suatu visi tentang apa yang
menurut harapan kita akan kita dapatkan.
2. Menentukan tujuan.
Artinya, tujuan-tujuan yang menentukan hasil-hasil yang diharapkan
menggambarkan hal-hal akhir yang harus dilakukan, dimana penekanan penting
harus ditempatkan, dan apa yang harus dicapai oleh jaringan strategi,
kebijakan, prosedur, peraturan, anggaran dan program-program.
3. Menentukan Premis.
Artinya, Premis adalah asumi-asumi perencanaan. Dengan kata lain, lingkungan
yang diharapkan dari rencana-rencana yang sedang dilaksanakan. Apabila premis
perencanaan yang konsekuen makin dipahami oleh perencana, maka akan semakin
terkoordinasilah perencanaan perusahaan itu.
4. Menentukan arah
tindakan alternatif. Artinya, langkah keempat di dalam perencanaan adalah
mencari dan memeriksa arah-arah alternatif dalam tindakan, khususnya yang tidak
nampak dengan segera.
5. Mengevaluasi arah
tindakan alternatif. Artinya, dalam langkah ini, tindakan dan kegiatan yang
telah dilakukan perlu dilakukan evaluasi kekurangan dari tindakan alternative
yang diambil dan dirasa menghambat atau menggangu jalannya kegiatan tujuannya
agar tidak terjadi kesalahan para tahap-tahap selanjutnya dari kegiatan
tersebut
6. Memilih satu arah
tindakan, artinya langkah yang terakhir dari perencanaan ini merupakan langkah
yang paling menentukan untuk melanjutkan pada proses pelaksanaan.
Dilain hal, sebeuh perencanaan yang baik dan efektif haruslah
memiliki criteria-kriteria sebagai berikut :
1. Logis dan Rasional.
Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka
perencanaan tersebut bisa dijalankan.
2. Komprehensif. Perencanaan
yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif. Artinya menyeluruh dan
mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung terhadap perusahaan.
Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita
jalankan, tetai juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan
bagian lain di perusahaan.
3. Fleksibel. Artinya,
perencanaan yang baik diharapkan dapat beradaptasi dengan perubahan dimasa yang
akan datang, tapi bukan berarti perencanaan itu dapat diubah seenaknya.
4. Komitmen. Perencanaan
yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota
organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen
dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan
beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang
ingin dicapai oleh organisasi.
5. Realistis,
perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan realistis. Artinya, apa yang
dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi
tertentu yang dihadapi perusahaan.
Hambatan Perencanaan Yang Efektif Dan Baik
1. Seorang manajer
bertindak otoriter
Manajer disini, tidak memikirkan kebutuhan karyawan hanya
megutamakan aturan yang mengikat karyawan dalam membuat perencanaan
1. Kurangnya
koordinasi
Kurangnya koordinasi antara atasan dengan bawahan sehingga
menyebabkan perncanaan kurang terarah
1. Kurangnya sumber
daya manusia
Sumber daya manusia dalam kategori jumlah dan keterampilan
1. Kurangnya sumber
daya modal
2. Karyawan atau
anggota lebih memikirkan kebutuhan pribadi
3. Penyusunan rencana
yang lamban seringkali membuat fungsi-fungsi dari setiap bagian perusahan tidak
berjalan dengan smestinya.
1. B. KRITERIA
PENILAIAN YANG BAIK PERENCANAAN
Perencanaan yang baik dapat dinilai jika adanya :
1. Perencanaan disusun
sesuai dengan tujuan perusahaan
2. Tepat sasaran
3. Manager menjalankan
fungsinya sebagai seorang coordinator
4. Anggota atau
karyawan berada dalam satu koordinasi
5. Anggota atau
karyawan menjalankan fungsinya sesuai dengan perencanaan program
6. Adanya peningkatan
kualitas kerja karyawan atau anggota
7. Perencanaan
berhasil membuat sebuah pelaksanaan
8. Adanya pembagian
sub-sub koordinasi untuk menjalankan sebuah program
9. Adanya kesepahaman
antara manager dengan karyawan atau anggotanya dalam membuat sebuah perencanaan
Dengan kriteria-kriteria tersebut seorang manager akan dapat
melakukan dan melaksanakan dari perencanaan yang telah disusun, dan menjadi
patokan bagi perusahaan, organisasi, kelompok, atau individu lain sebagai
penilaian yang baik terhadap perusahaan atau organisasi dalam
James A.F Stoner. Manajemen Eisi Kedua, jilid I.
Erlangga, Jakarta. 1996
www.wikipedia.com. Perencanaan,
diakses tanggal 24 November 2013
Stephen P Robbins & Mary Coulter, Manajemen,
Jakarta, Indeks Group Garamedia. 2004
Susmitro, Andi. 2007. Manajemen
perencanaan. Jakarta.www.wikepedia.com diakses tanggal 01
November 2009
Tidak ada komentar:
Posting Komentar